Jakarta (Humas Kankemenag Jakarta Utara) --- Dalam upaya mengoptimalkan pengelolaan arsip dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas layanan kearsipan pada lembaga, Kementerian Agama Republik Indonesia Inspektorat Jenderal melakukan Asistensi Penyelenggaraan Kearsipan Kankemenag Kota Jakarta Utara pada Jum'at, (20/12/2024). 

Pendampingan kearsipan terkait Pengggunaan Aplikasi Srikandi serta Pengelolaan dan Penataan Arsip Dinamis ini dipimpin oleh ketua tim Rahmatiah serta anggota tim lainnya yaitu Mutiara Agustina Hariathri Novani, Zainal Murtafiq dan Saiful Hamdi di Aula Muzdalifah. 

Dari pengamatan tim Inspektorat Jenderal, kearsipan di Kankemenag Kota Jakarta Utara belum terlaksana secara maksimal. Mulai dari aplikasi Srikandi yang baru digunakan untuk surat keluar dari 7 tata naskah dinas yang ada di Srikandi, juga belum maksimalnya pengelolaan daftar arsip aktif dan inaktif sesuai format yang berlaku. 

Diketahui, arsip aktif adalah dokumen yang sering digunakan dalam operasional sehari-hari berisi informasi terkini dan relevan, yang diperbarui secara berkala dan dapat diakses dengan mudah seperti dokumen kepegawaian, laporan keuangan bulanan, surat-surat resmi dan lainnya. 

Sementara arsip inaktif adalah dokumen yang tidak lagi digunakan secara rutin, berisi informasi historis atau referensi, tidak diperbarui secara berkala dan disimpan untuk keperluan dokumentasi dan referensi. 

"Penyimpanan daftar arsip aktif seharusnya di filling cabinet (lemari arsip), bukan disimpan di lemari biasa. Sedangkan daftar arsip inaktif harus disimpan dan disusun dalam box arsip pada record center," ungkap Mutiara. 

Klasifikasi arsip berdasarkan frekuensi penggunaan dan tingkat kepentingannya yang dimaksud oleh tim Inspektorat Jenderal antara lain agar bisa mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan, meningkatkan efisiensi pencarian dokumen yang dibutuhkan, mengurangi resiko kehilangan dokumen dan membantu pengelolaan arsip yang lebih efektif. 

"Perlu adanya dorongan dari pimpinan dan juga sosialisasi atau bimtek secara menyeluruh kepada para pegawai khususnya yang bertugas untuk teknis persuratan," imbuh Mutiara. 

Menanggapi hal tersebut, Kakankemenag Kota Jakarta Utara, Mawardi Abdul Gani berkomitmen dan akan berupa maksimal memenuhi kebutuhan pengelola kearsipan dari sisi pendidikan dan latihan serta sarana dan prasarana penunjang yang dibutuhkan. 

"Terima kasih atas pendampingan oleh tim Itjen. Dan kami akan berkomitmen meningkatkan kompetensi para arsiparis dan melengkapi kebutuhan arsip di lembaga kami," pungkas Mawardi.